Gestão de documentos e segurança de dados em instituição de ensino superior

A Sustentabilidade é um tema que está sendo discutido em todo o planeta, pois todas as ações que são exercidas pelo ser humano na natureza, no ambiente de trabalho, nas residências, nas instituições de ensino, podem trazer danos que na maioria das vezes são irreversíveis. As instituições de ensino orientam os professores, funcionários e alunos sobre a importância da sustentabilidade no seu cotidiano, inclusive fazendo parcerias com empresas, universidades e com organizações sem fins lucrativos para conscientizar e desenvolver projetos sustentáveis, que tragam benefícios para a sociedade. A Universidade de São Paulo possui um Programa de Sustentabilidade que visa promover a integração dos aspectos ambientais, culturais, econômicos e sociais nas atividades de ensino, pesquisa, extensão e administração, aplicadas nas unidades do campus de São Carlos. Esse trabalho estuda o fluxo de documentos gerados diariamente no Serviço de Graduação da Unidade E do campus USP de São Carlos. Pretende-se quantificar o material impresso gerado ao longo da vida acadêmica dos alunos de graduação desde seu ingresso na Universidade até seu desligamento. Propõem-se também mudanças no armazenamento e gestão dos documentos indicando a adoção de processos eletrônicos de backup para reduzir o uso de papel e os custos relativos à sua conservação e guarda. Para a coleta dos dados foram aplicados questionários (on-line) e entrevistas individuais com os funcionários do setor de Graduação de todas as unidades da Instituição do campus USP de São Carlos. Realizou-se também, o mapeamento do fluxo e produção de documentos impressos e a dinâmica de arquivamento desse material junto aos serviços de graduação de um departamento e do setor de graduação da Instituição. A partir dos resultados obtidos elaborou-se um documento de instrução para as secretarias de graduação do Departamento de Hidráulica e Saneamento sugerindo alteração das rotinas de armazenamento e o uso racional dos recursos da Instituição.

Título em Inglês

Document management and data security in a higher education institution

Palavras-chave em Inglês

Document management
Data security
Document flow and sustainability

Resumo em Inglês

Sustainability is a topic that is being discussed around the world, for all the actions that are performed by the human being in nature, in the workplace, in homes, in educational institutions, can bring damage most often are irreversible. The educational institutions are directing faculty, staff and students about the importance of sustainability in their daily lives, including partnering with companies, universities and non-profit organizations to raise awareness and develop sustainable projects that bring benefits to society. The University of São Paulo has a sustainability program that aims to promote the integration of environmental, cultural, economic and social aspects in teaching, research, extension and management, applied in units of the campus of Sao Carlos. This paper studies the document flow generated daily at the Graduate Service Unit and the campus. It is intended to quantify the printed material generated throughout the academic life of graduate students since joining the University to its shutdown. It is also proposed changes in the storage and management of documents indicating the adoption of electronic backup processes to reduce paper usage and costs related to conservation and guard. For data collection questionnaires were applied (on-line) and individual interviews with the staff of the Graduate sector of all units of the institution of the campus Sao Carlos Was also conducted, blood flow mapping and production of printed documents and dynamic filing of this material along the graduation of a service department of the institution and the degree sector. From the obtained results was drawn up an instruction document for undergraduate departments suggesting changing storage routines and rational use of the institution's resources.

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Veroneze_Jesus_Ap_Rosemeire_tcc.PDF (1.33 Mbytes)

Data de Publicação

2017-03-28

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